Integritetspolicy

1. Inledning
Denna integritetspolicy (”Policyn”) förklarar hur Be Professional AB, (”Bolaget”) org.nr. 559214-2821, adress Kungsgatan 37 (8tr), 111 56 Stockholm, behandlar personuppgifter. 

Be Professional kommer att behandla vissa personuppgifter om dig om du (I) har registrerat dig i vår databas, sökt tjänst genom att skicka in ditt CV till oss och/eller (II) vi har ingått ett avtal om anställning eller konsultuppdrag med dig. 

Integritetspolicyn är tillgänglig med syftet att du ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter och för att du ska känna dig trygg med att behandling av sådan information sker i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Policyn beskriver även dina rättigheter gentemot Bolaget och hur du kan agera för att göra dina rättigheter gällande. 

Vi värnar om din personliga integritet och tar frågor om dataskydd på största allvar. I denna Policy redogörs därför vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, för vilket ändamål och laglig grund som behandlingen stöds på. Vi redogör även för vilka som kan ha åtkomst till och behandla uppgifterna, var personuppgifterna behandlas samt dina rättigheter som registrerad i form av rätt till information, rättelse och radering med mera. Vi vill att du tar noggrann del av Policyn och bekantar dig med innehållet eftersom den tillämpas i all vår behandling av personuppgifter. 

Policyn kan behöva uppdateras eller ändras från tid till annan. Om så sker kommer vi att informera dig om detta på ett lämpligt sätt och samtidigt be dig ta del av de ändringar som gjorts. Den senaste versionen av Policyn finns alltid tillgänglig på Bolagets hemsida. 

2. Definitioner
I denna Policy används följande definitioner.

  • Kandidater – Personer som har registrerat sig i vår Rekryterings/bemanningsverksamhet kallas i denna policy för ”Kandidater”. 
  • Anställda – Personal som är anställda genom avtal kallas i denna policy för ”Anställda”. 
  • Konsulter – Personal som engageras som konsulter genom avtal, antingen genom enskild firma eller genom annat bolag, kallas i denna policy för ”Konsulter”.
  • Kunder – Personal från Bolaget kallas i denna Policy för ”Kunder”. 

3. Personuppgiftsansvarig
Bolaget är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs av eller för Bolagets räkning. Här följer Bolagets kontaktuppgifter.

Be Professional AB (org nr. 559214-2821)
Kungsgatan 37 (8tr) 111 56 Stockholm
+46 70 406 67 89 

Vid frågor om Bolagets behandling av dina personuppgifter skall du kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@beprofessional.se. 

Respektive Kund är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som Kunden utför i samband med att Kunden anlitar dig genom oss. 

4. Hur vi behandlar dina personuppgifter?
I detta avsnitt beskrivs vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål, vilka behandlingar som utförs, vilken laglig grund som hanteringen stöds på samt vilken tidsrymd som uppgifterna sparas.

4.1 Bakgrund
Vi är enligt lag skyldiga att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar personuppgifterna, och vilken rättslig grund vi har för behandlingen. Vi har i detta kapitel 4 sammanfattat vår behandling av dina personuppgifter. 

Det kan noteras att behandlingen av uppgifterna nedan är en förutsättning för att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och för att vi ska kunna erbjuda dig uppdrag inom ramen för vår rekryterings/bemanningsverksamhet i enlighet med våra avtal. Om vi inte kan behandla uppgifterna kan vi inte heller erbjuda dig uppdrag hos Kund. Vissa uppgifter är vi enligt lag eller myndighetsföreskrift skyldiga att samla in. 

I det enskilda fallet kan det hända att vi kommer att behandla andra uppgifter för andra ändamål än de som anges nedan. Vi kommer då att informera dig om det separat. 

4.2 Anställda och Konsulter 

4.2.1 Administration och kontaktuppgifter
Följande uppgifter behandlas för att utföra sedvanlig administration av anställningsförhållandet (Anställda) alternativt avtalsförhållandet (Konsulter). Uppgifterna är nödvändiga för att kunna betala ut lön eller ersättning, försäkringar samt kommunicera och utbyta information om relevanta uppdrag. 

a) Namn 

b) Personnummer 

c) Kontaktuppgifter (adress, e-mailadress och telefonnummer) 

d) Kontouppgifter 

e) Uppgifter om ersättning 

f) Uppgifter om pension 

g) Skattetabell
 

Uppgifterna a) till och med c) är nödvändiga för administrationen avseende avtalsförhållande med Kunden i samband med bemanning av uppdrag. 

Personnummer är nödvändigt för att säkerställa att vi kan identifiera våra Anställda och Konsulter, för att göra löneutbetalningar eller pensionsavsättningar och försäkringar för Anställda. Det är även nödvändigt i vissa fall utdrag från UC och eller belastningsregistret . Vi måste även kunna lämna ut uppgift om personnummer till den Kund som anlitar dig för ett uppdrag genom oss för att därmed kunna säkerställa identiteten på sin personal. 

Som Anställd är den lagliga grunden för hanteringen av uppgifterna nödvändig för att Bolaget skall kunna fullgöra sina förpliktelser enligt anställningsavtalet och som arbetsgivare. 

Om du är Konsult genom enskild firma, är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annan bolagsform än enskild firma utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras samt med vår Kund. 

4.2.2 Uppgifter avseende erfarenhet, utbildning och meriter
Vi behandlar följande uppgifter för ändamålen att bedöma din lämplighet för olika uppdrag, att verifiera vilken kompetens och behörighet du har för arbete och för att i övrigt administrera bemanningen av uppdrag gentemot våra Kunder. 

a) CV

b) Kopior på utbildningsbevis 

c) Arbetsgivarintyg 

d) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från intervju 

e) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från referenstagning 

f) Språkkunskaper 

g) Ev. person/identifikationsnummer i annat Nordiskt land (om tillämpligt) 

h) Körkort ja/nej 

i) Eventuella uppgifter om tidigare anställningar inom Bolaget 

Om du är Anställd eller Konsult genom egen firma är den rättsliga grunden för att samla in och dokumentera uppgifterna att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om uppgifterna inte behandlas kan Bolaget inte hyra ut dig till Kunden, och därmed inte heller fullgöra avtalet med dig. 

Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av Bolagets berättigade intresse att kunna bedöma din lämplighet för olika uppdrag och att hyra ut lämplig personal med rätt kompetens och behörighet till vår Kund och att i övrigt administrera avtalet med vår Kund, samt att fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras.

4.2.3 Övrig behandling av uppgift om sjukdom eller graviditet vid frånvaro
Anställda: Bolaget behandlar uppgifter om Anställdas sjukdom, graviditet eller vård av barn i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera eventuell frånvaro, t.ex. att beräkna sjuklön och utreda frånvarorätt. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser och skyldigheter under anställningsavtalet. Vidare är behandlingen nödvändig för att Bolaget eller den Anställda ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten. 

Konsulter: Om du är konsult registrerar vi endast uppgift om att du har varit frånvarande för att reglera vårt avtal med dig och/eller vår Kund. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig och vår Kund. Vi registrerar inte uppgift om din sjukdom/hälsa/graviditet. 

4.2.4 Uppgift om anhörig
Namn och telefonnummer till Anställdas och Konsulters anhöriga behandlas för ändamålet att Bolaget ska kunna komma i kontakt med den anhörige för det fall att den Anställda/Konsulten råkar ut för en olycka, akut sjukdomsfall eller dylikt. Behandlingen av personuppgifter avseende Anställdas/Konsulters anhöriga, vilka endast omfattar namn och kontaktuppgifter, utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, varvid Bolagets intresse är att vid behov kontakta en anhörig om den Anställda/Konsulten drabbas av akut olycksfall eller sjukdom. 

4.2.5 Utvärdering av prestation och reklamationer
Bolaget samlar in utvärderingar av Anställda och Konsulter genom e-post enkäter som till största delen består av ja/nej-frågor samt genom telefonintervjuer. Uppgifterna samlas in och behandlas i personalutvecklingssyfte och för att bedöma den Anställdas/Konsultens lämplighet för kommande uppdrag. Vissa uppgifter kan vid behov användas för att ge referenser till andra Kunder. Vidare kan en reklamation från Kund innehålla uppgifter om en Anställd/Konsult om reklamationen avser den Anställdas/Konsultens prestation/agerande. Bolaget behandlar sådan information i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera reklamationen och för att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten. De uppgifter som anges ovan samlas in och behandlas av Bolaget med stöd av en intresseavvägning, där Bolagets intresse är att kunna bedöma de Anställdas/Konsulternas lämplighet för olika uppdrag och att ha en väl fungerande arbetsplats och rekryterings/bemanningsverksamhet. Vad gäller information som samlas in i samband med reklamationer är Bolagets berättigade intresse även att kunna administrera reklamationen i förhållande till Kunden och att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten. 

4.2.6 Upplysningsvis – personuppgifter som vi INTE samlar in
Vi kan komma att begära att du uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kommer dock inte att registrera några uppgifter om brott/misstanke om brott. 

4.3 Kandidater
Följande uppgifter samlas in i samband med rekryteringsprocessen. 

a) Namn 

b) Personnummer 

c) Adress 

d) E-mail 

e) Telefonnummer 

f) CV 

g) Kopior på utbildningsbevis 

h) Arbetsgivarintyg 

i) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från intervju 

j) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från referenstagning 

k) Språkkunskaper 

l) Ev person/identifikationsnummer i annat Nordiskt land (om tillämpligt) 

m) Körkort ja/nej 

n) Tidigare anställningar/konsultuppdrag inom Bolaget 

Uppgifterna som anges ovan behandlas för att bedöma Kandidatens behörighet, kompetens och lämplighet för uppdrag och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som vi ingår med dig i samband med att du registrerar dig i vår databas. Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Kandidater och göra erforderliga kontroller. 

Vi kan komma att begära uppvisande av utdrag från belastningsregistret, men utdraget kommer inte att sparas och eventuell information ur utdraget kommer inte att registreras. 

5. Hur samlas personuppgifterna in?
Bolaget samlar in personuppgifter direkt från dig i samband med att du registrerar dig i vår databas och i samband med administration av anställningen/avtalet. Bolaget samlar även in personuppgifter om dig från andra källor; genom kontroll hos UC samt i förekommande fall genom referenser, utvärderingar och annan information från Kunder.

6. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?
Vi kommer att dela Anställdas och Konsulters personuppgifter med våra Kunder i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera bemanningsuppdragen gentemot Kund och att i övrigt uppfylla avtalen med våra Kunder. 

Vi kan även komma att överföra Kandidaters, Anställdas och Konsulters personuppgifter till våra leverantörer i samband med att de utför en tjänst för Bolaget. Dessa leverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bolagets räkning, och Bolaget vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med dessa leverantörer. De leverantörer som omfattas är Bullhorn, Alium, Fortnox, R.P.A Försäkringsmäkleri Roger Pettersson AB, Movestic, Euro Accident, Hjerta, FORA. Bolaget kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till vissa myndigheter om Bolaget är skyldigt att göra det enligt lag, t.ex. till Skatteverket och Försäkringskassan. För det fall att hela eller delar av Bolagets verksamhet avyttras kan Bolaget komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten. 

7. Var behandlar vi dina uppgifter?
Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

8. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

8.1 Kandidater
Vi sparar dina uppgifter under den tid det är nödvändigt för att genomföra rekryteringsprocessen. För det fall att avtal inte ingås efter att rekryteringsprocessen är avslutad kommer vi inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har samtyckt till det genom ett separat samtycke. 

8.2 Anställda och Konsulter
Bolaget sparar dina personuppgifter under den tid som det är nödvändigt för att administrera anställningsavtalet eller konsultavtalet med dig och avtalen med de Kunder som har anlitat dig genom oss, eller så länge som uppgifterna i övrigt är nödvändiga för det specifika ändamål för vilka de samlades in. 

Om ditt avtal upphör kommer vi att spara kontaktuppgifter, tjänstgöringsintyg och liknande uppgifter för att kunna lämna referenser till dina framtida arbetsgivare/uppdragsgivare och liknande administrativa ändamål. Vi kommer dock inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har lämnat ditt samtycke till det. Vidare kommer vi att spara den dokumentation som vi har haft som underlag för att bedöma din kompetens och lämplighet för olika uppdrag och liknande uppgifter som Kunden har kravställt under den tid som Kunden har rätt att reklamera Bolagets bemanningstjänst avseende de uppdrag för vilka du har anlitats. Uppgifterna sparas enbart för att vi och Kunden ska kunna verifiera att rätt kontroller har gjorts för det fall att en incident skulle uppstå i samband med utförande av uppdrag hos Kund. 

Oaktat vad som anges ovan kan Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag inom arbetsrätten eller annan lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

9. Dina rättigheter
Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, Avsnitt 3–5.

  • Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter. 
  • Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part. 
  • Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv. 
  • Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för. 
  • Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter. 
  • Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. 
  • Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Datainspektionen. 

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på dpo@beprofessional.se. 

10. Ändringar i integritetspolicyn
Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras på i nyhetsbrev och via mejl.

Be Professional AB

Org.Nr: 559214-2821
Kungsgatan 37, 8tr
111 56 Stockholm

Följ oss

LinkedIn 

Copyright © 2022 Be Professional AB